Süreç Modülü

Süreç sistemi: Üç Ana Temel Süreç

Süreç sistemi, işletmelerin operasyonel verimlil

iğini artırmak ve kaynaklarını etkin bir şekilde yönetmek için üç ana temel süreçten oluşur: Malzeme Talep, Satınalma Talep ve Ödeme Talep. Bu süreçler, işletmelerin farklı yapısına ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir ve optimize edilebilir.

1. Malzeme Talep Süreci
Malzeme Talep süreci, işletmenin ihtiyaç duyduğu malzeme veya hizmetin ilk aşamasından başlayarak talebin tamamlanmasına kadar olan süreci kapsar.

Talep Oluşturma: Süreç, bir departmanın ihtiyaç duyduğu malzeme veya hizmeti belirlemesiyle başlar. Bu talep, sistem üzerinden depo bölümüne iletilir.

Örnek: IT departmanı, yeni bilgisayar ekipmanlarına ihtiyaç duyduğunda, bu talebi sistem üzerinden oluşturur.
Depo Kontrolü: Depo bölümü, talep edilen malzemenin stokta olup olmadığını kontrol eder. Malzeme mevcutsa, talebi oluşturan birime iletilir ve süreç tamamlanır.

Örnek: Depoda ofis malzemesi mevcutsa, bu malzeme doğrudan talep eden departmana iletilir.
Stokta Yoksa: Eğer talep edilen malzeme stokta yoksa, süreç satın alma talebine yönlendirilir. Böylece, eksik malzeme için yeni bir satın alma süreci başlatılır.

Örnek: Stokta olmayan bir ekipman için satın alma süreci başlatılır.
Bu aşamalar sayesinde, işletme içinde malzeme ihtiyaçları verimli bir şekilde yönetilir ve stok kontrolü daha etkin bir şekilde gerçekleştirilir.

2. Satınalma (Sipariş) Talep Süreci
Satınalma veya siparişTalep süreci, depo tarafından karşılanamayan veya yeni gereksinimler doğrultusunda satın alınması gereken malzemeler ve hizmetlerin tedarik edilme sürecini kapsar.

Satın Alma Araştırması: Satın alma bölümü, firmanın belirlediği bütçe ve kriterler doğrultusunda tedarikçilerden teklifler alır. Düşük tutarlı alımlarda en az iki, yüksek tutarlarda ise en az üç farklı firmadan teklif alınır.

Örnek: Yeni bir yazıcı alımı için, üç farklı tedarikçiden fiyat teklifi alınır.
Teklif Değerlendirme ve Onay: Alınan teklifler, bölüm müdürünün onayına sunulur. Onay sürecinde daha önce çalışılmış tedarikçiler veya yeni alternatifler değerlendirilir. Onay merci, teklifi kabul edebilir veya reddedebilir.

Örnek: Daha önce çalışılan bir firmadan alınan uygun teklif onaylanır ve satın alma süreci başlatılır.
Teknik İnceleme: Onaydan sonra, teknik bölüm malzemenin veya hizmetin teknik detaylarını inceler. Uygun bulunursa, ödeme takvimine yönlendirilir.

Örnek: IT departmanı, yeni alınacak yazılımın sistem gereksinimlerini kontrol eder.
Bu aşamalar, işletmenin satın alma süreçlerinde maliyet etkinliğini sağlarken, doğru tedarikçilerin seçilmesine ve kalite standartlarının korunmasına yardımcı olur.

3. Ödeme Talep Süreci
Ödeme Talep süreci, onaylanan satın alma taleplerinin finansal takibinin yapılmasını ve ödemelerin düzenlenmesini içerir.

Ödeme Takvimi: Onaylanan satın alma talepleri, ödeme takvimine yönlendirilir. Ödeme, nakit veya banka transferi şeklinde yapılacaksa, ilgili birime iletilir.

Örnek: Yeni ekipman alımı için belirlenen ödeme planına göre, ilk ödeme banka aracılığıyla gerçekleştirilir.
Finansman Kontrolü: Finansman bölümü, ödeme işlemini tamamladıktan sonra, ilgili ödeme makbuzunu sisteme yükler. Böylece, ödeme sürecinin şeffaf ve denetlenebilir olması sağlanır.

Örnek: Banka transferi ile yapılan bir ödemenin dekontu sisteme taranarak yüklenir.
Ödeme Sürecinin Tamamlanması: Ödemeler tamamlandıktan sonra, tüm işlemler sisteme kaydedilir ve ilgili departmanlarla paylaşılır. Bu sayede, firma içinde ödeme süreçlerinin takibi ve raporlanması kolaylaşır.

Örnek: Bir projenin tüm ödeme süreci tamamlandığında, proje maliyet analizi bu bilgiler ışığında yapılabilir.
Bu süreçler sayesinde, firmanın nakit akışı daha etkin bir şekilde yönetilir ve finansal yükümlülükler zamanında yerine getirilir.

Süreçlerin Genel Yönetimi ve Optimizasyonu
Süreç sistemi, bu üç temel süreci firma ihtiyaçlarına göre özelleştirebilir ve optimize edebilir. sistemin farklı modülleri, süreçlerin her aşamasında kullanıcılara kolaylık sağlar:

Gelen Kutusu: Tüm görevlerin ve taleplerin tek bir alanda görüntülenmesi.
Tamamlanmış Ödemeler: Onaylanmış ve tamamlanmış tüm ödeme işlemlerinin takibi.
Sözleşmeler: Firma tarafından yapılan tüm sözleşmelerin yönetimi ve takibi.
Sipariş Takip Detay: Süreçlerin tüm detaylarının izlenmesi ve raporlanması.
Bu özelleştirme olanakları, işletmenin operasyonel verimliliğini artırırken, maliyetlerin ve kaynakların etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar. Süreç sistemi, işletmelerin zaman ve kaynak yönetimi konusunda yaşadığı zorluklara etkili çözümler sunarak, süreçlerin her aşamasını izlenebilir, optimize edilebilir ve verimli hale getirir.