Модуль Процессов

Система процессов: Три основных процесса
Система процессов состоит из трех основных этапов, предназначенных для повышения операционной эффективности и эффективного управления ресурсами: Требование материалов, Требование закупки и Требование оплаты. Эти процессы могут быть адаптированы и оптимизированы в зависимости от структуры и потребностей бизнеса.

1. Процесс запроса материалов
   Процесс запроса материалов охватывает все этапы, начиная с определения необходимости в материале или услуге и до завершения запроса.
   • Создание запроса: Процесс начинается с определения отдела, который нуждается в материале или услуге. Запрос передается в складское отделение через систему.
     Пример: IT-отдел создает запрос на новое компьютерное оборудование.
   • Контроль склада: Склад проверяет, есть ли запрашиваемые материалы в наличии. Если они есть, запрос передается соответствующему отделу, и процесс завершен.
     Пример: Если офисные принадлежности есть на складе, они передаются запрашивающему отделу.
   • Отсутствие на складе: Если запрашиваемый материал отсутствует, процесс переходит к запросу на закупку, инициируя новый процесс покупки.
     Пример: Для отсутствующего оборудования инициируется процесс закупки.
2. Процесс запроса на закупку (заказ)
   Процесс запроса на закупку включает в себя этапы приобретения материалов и услуг, которые не могут быть обеспечены внутренними ресурсами.
   • Исследование закупки: Отдел закупок получает предложения от поставщиков в соответствии с бюджетом и критериями компании. Для низкобюджетных закупок собираются как минимум два предложения, а для крупных закупок – не менее трех.
     Пример: Для покупки нового принтера получают предложения от трех разных поставщиков.
   • Оценка предложений и одобрение: Полученные предложения представляются на утверждение руководству. В процессе рассмотрения могут быть оценены как новые, так и прежние поставщики.
     Пример: Принято предложение от знакомого поставщика, и начинается процесс закупки.
   • Техническая проверка: После утверждения технический отдел проверяет технические параметры материалов или услуг. Если все соответствует требованиям, начинается оформление платежа.
     Пример: IT-отдел проверяет системные требования для нового программного обеспечения.
3. Процесс запроса на оплату
   Процесс запроса на оплату включает в себя финансовое отслеживание одобренных запросов на закупку и организацию платежей.
   • Платежный график: После одобрения закупки запросы направляются в финансовый отдел для планирования платежей. Платеж может быть произведен наличными или через банковский перевод.
     Пример: Для нового оборудования платеж производится согласно графику через банк.
   • Проверка финансов: Финансовый отдел завершает платеж и загружает соответствующие платежные документы в систему для обеспечения прозрачности и отчетности.
     Пример: Квитанция о банковском переводе загружается в систему.
   • Завершение платежного процесса: После выполнения всех платежей информация о процессе заносится в систему и передается соответствующим департаментам.
     Пример: По завершении всех платежей проводится анализ расходов по проекту.

Общее управление процессами и оптимизация
Система процессов может быть настроена и оптимизирована в соответствии с потребностями компании. Модули системы обеспечивают удобство на всех этапах процессов:

• Входящие задачи: Просмотр всех заданий и запросов в одном месте.
• Завершенные платежи: Отслеживание всех одобренных и завершенных платежей.
• Контракты: Управление и отслеживание всех контрактов компании.
• Отслеживание заказов: Детальное отслеживание процессов и составление отчетов.

Эти возможности настройки позволяют улучшить операционную эффективность компании, а также эффективно использовать ресурсы и минимизировать затраты. Система процессов помогает решать проблемы, связанные с управлением временем и ресурсами, предлагая решения для каждого этапа процесса, делая его более прозрачным, оптимизированным и эффективным.